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2020.01.17

経営指針書の作成

本年もどうぞよろしくお願い申し上げます。

さて、皆さんは今年の計画はもう立てられましたか?
当社では毎年11月頃から経営指針書を作成します。その経営指針書には来年の全社計画、各事業部計画、委員会計画、人事評価制度、規定集、年間スケジュールが書かれています。そして、この経営指針書の内容も年々増えていき、その分作成にかける時間も増えてきています。
今回のコラムでは、昨年作成していて感じたことや、次回の参考にしておくことを書こうと思います。同じように経営指針書や計画を作られる方に参考になれば幸いです。

会議2

1. 作成の準備
経営指針書は一人で作るものではありません。
全社的な方針は社長、各事業の方針は各事業部長、また社内委員会の計画は各委員会長が作成します。
それぞれ自分たちの役割の計画を作成し、それらが合体して会社の経営指針書が構成されています。
そして、それぞれで作成して提出されてきたものをまとめて整えるのが私の役目です。社外に出しても恥ずかしくないように整えるのも重要な役割です。誤字脱字が多くあったり、各事業部で書式がバラバラだと統一感なく、とりあえず作っただけかな?と思われてしまいますからね。整っているとそれだけで印象が随分違うと思います。見た目は大切です!
そのため、今までは提出されてきたデータのフォーマットを整えてきました。皆は内容に注力しますので、正直、フォーマットは乱れています。「なぜここだけフォント変わった?」「なぜ罫線がここだけ点線?」なんてものはたくさんあります。文字数が多すぎて印刷範囲外になっているのもよくあります。それらは1ページにするとそんなに多くはないのですが、何ページもまとめていると修正する量は増えます。よく言われる「地味に時間がかかる」って言うものですね。
しかし、これは私の最初の依頼の仕方が良くなかったと反省です。最初に書き方やフォントをしっかりと説明し、そのまま印刷しても大丈夫な状態での提出を依頼しておけば、修正はかなり少なかったと思います。これは次回作成時の時間短縮のため、改善マストポイントにしようと思います。
最初が肝心ってことですね。

2. 前年との比較
毎年経営指針書を作成していると、改善や追加事項があり内容はどんどん増えていきます。
今回の大きな追加項目は、新事業部の起業家支援事業部、健康経営を目指した新二制度、社員のスキルマップでした。
新事業の起業家支援事業部は、起業から、会計、税務、融資をサポートしていきます。中小企業は少ない人数で多くの業務を進めていかなくてはいけません。ですが本来は本業での利益を出せる業務を優先されたいはずです。そこで会計・税務業務のサポートをすることでお手伝いできれば、との想いでこの事業を起ち上げました。まだまだ始まったばかりで、今後が非常に楽しみな事業部です。
健康経営の一つ目の制度は、運動チャレンジです。これは、ウォーキングやジョギングの実施キロ数に応じて会社から月毎に報酬金が支給されます。ただし、「今月は3日実施して計6キロ歩いたよ!」ぐらいの、ちょっとだけ実施では支給されません。継続的に習慣化されてこそ健康維持につながりますので、ある程度のキロ数は実施することが必要です。そうです!運動もダイエットも継続が大切なんです。わかってはいますけど、なかなか継続的実践は難しいですね・・・。
健康経営の二つ目の制度は、スポーツクラブ活動です。ゴルフ部、テニス部、ヨガ部が結成されました。こちらもクラブ活動費は会社から支給され、月1回以上の活動を目標としています。こちらは一人でなくクラブメンバーがいますので、私個人的には継続しやすいのではと期待しております。
 最後にスキルマップです。今回初めて導入したため、内容も荒く改善点も沢山出てきそうです。ですが、導入しないことには始まりません。「まずはやってみる」これが事初めには大切かと思います。
そして、このスキルマップは能力査定が目的ではなく、社員育成の道標として取り入れました。1年後にどうなっていたいのか、そのためにはどのスキルが必要なのか、これらを明確にしておくことで方向性が定まってきます。目的は「育成」。これを見失うと違うものになってしまうので要注意です。
 

3. 財務ページ
経営指針書の中にはもちろん数字の計画があります。その中の財務、売上、経費などの数字を算出すのも私の役割です。
これらの数字はいろいろなページとリンクしているので、「ここを変更したらあっちも。あ、ここも・・・。」と頭の中はフル回転して、同時に混乱をしています。例えば、1事業部の売上目標が変われば、全社の売上目標ページと、会社全体方針ページと、10年財務計画表と、このように複数個所が変わってきます。また売上目標が変わればその他の項目の数字も変わってきます。利益が変われば、繰越金も変わり、借入計画も変わり、それが10年分です。実際には計算式が入っていますので、一つ一つ計算するわけではないですが、根拠があっているかどうかのチェックが必要になります。そして、それらの数字を合わせていくのに細心の注意が必要です。この数字が適当だと会社の信頼性に欠けてしまうので非常に重要ポイントになってきます。
ですが、頭で覚えていられるのも限界があります。そのためデータの見えないところはメモだらけでいっぱいになっています。このメモは次回の自分へのメッセージとして残しており、1年後にヒントとして毎回助けられています。

4. 最終チェック段階
各計画書、追加修正の変更、財務ページが終われば、いよいよ入稿準備に入ります。
あれだけ見ていても実際に印刷してみると「違っていた!」となることが多いです。
文章が途中で切れていたり、データ種類によってはズレが生じていたりします。それを防ぐために入稿前には必ず試し刷りをしています。パソコンでのチェックより紙でのチェックのほうが何故か間違いを発見しやすいです。余談ですが、以前に同じ文章でもパソコンで読むより紙で読んだ方が理解度が高いという記事を読みました。脳の反応がパソコンと紙では違い、紙の方が分析しやすいらしいです。紙ならチェックマークをつけながら見られるので間違いを発見しやすいのかもしれませんね。
そして最後にページ数を付けていきます。内容によっては前後ページで見開きにした方がいいものや、逆に見開きにせずに間に白紙ページを入れて分けた方がわかりやすいのもあります。この白紙ページにもページ数をつけないと切れ目が分りづらくなりメリハリの無い内容になってしまいます。
そして最終チェックが終わったら、やっと入稿できます。ここまで来たらやっと一安心です。

5. 経営指針書の成長
毎年の経営指針書の作成は、会社の成長を実感できるものです。
新しい事業がスタートしたり規則の見直しや追加があると、経営指針書の内容が濃くなりページ数も増えていきます。
経営指針書を作成し始めたころは5ページぐらいのものでした。それが今回は100ページを超えました。それには年数も必要であり、社内で起こった様々な出来事も必要なことです。ルールがなかったこと、曖昧だったこと、それにより発生してしまったトラブルもありました。そのトラブルをその場限りの解決にせず、今後に向けての改善策を考え、追加してきました。また会社の成長に伴って新たに導入されてきた制度も多数あります。会社が存続する限り経営指針書も成長していきます。経営指針書作成担当は、この成長していく内容を分かりやすく記載することが何より大切です。どれだけ素晴らしい内容が書かれていても理解されなかったら意味がありませんから。
来年も更にページが増えていると思います。そして、成長の印を分かりやすく残していけるよう次回も頑張ります!

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